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安徽省档案局 安徽省人民政府国有资产监督管理委员会关于进一步加强省属企业档案工作的意见

皖档发〔2015〕14号  

作者: | 信息来源: | 发布日期:2015-10-10

各省属企业:

省属企业档案是省属企业生产、经营、研发和管理等各项活动的历史记录,是省属企业国有资产运营、管理的重要凭证和依据,是省属企业不可或缺的信息资源和重要资产,也是国家信息资源和国有资产的重要组成部分。省属企业档案工作是省属企业重要的基础性工作,企业档案管理水平反映了企业管理水平。做好省属企业档案工作,是省属企业依据《中华人民共和国档案法》应履行的责任,是省属企业改革和发展的自身需要,也是加强对省属企业国有资产监督管理的必然要求。

为进一步加强省属企业档案工作,促进省属企业档案工作有效地为省属企业深化改革和国有资产保值增值服务,根据《中共中央办公厅国务院办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》(中办发〔201415号)、《中共安徽省委办公厅安徽省人民政府办公厅印发〈关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见〉的通知》(皖办发〔201533号)精神,结合我省省属企业实际,现提出以下意见,请认真贯彻执行。

一、强化省属企业档案机构管理职能

省属企业要进一步提高对档案工作重要性的认识,根据企业规模、管理模式和档案数量,设置档案处、档案馆或档案科、综合档案室等专门的档案机构,切实履行企业档案管理和档案工作监督指导的双重职责。省属企业档案机构应认真贯彻执行国家和我省有关企业档案工作的法律法规和标准规范,建立健全本企业档案工作规章制度;强化对总部各种门类和载体档案的集中统一管理;加强对本企业建设项目、科研项目档案管理的专项检查与验收工作,确保项目档案管理与项目管理同步开展;加强对各部门、所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)档案工作的监督和指导;按照资产归属关系,审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表;定期召开档案工作会议,开展档案工作业务培训、检查和考核,规范和提高档案管理水平。

二、加强省属企业文件材料收集归档工作

省属企业应根据国家档案局第10号令要求,结合自身经营活动和业务工作,制定并及时修订和完善本企业各类文件材料的归档范围和档案保管期限表,报省档案局审核、省国资委备案后实施。要在做好传统领域形成的文件材料收集、归档工作的同时,加强对公司治理、改革改制、资本运作、资产管理、会计核算、知识产权、资质信用、质量认证、项目建设、技术改造、产品研发、市场营销、客户资信、法律事务、风险管理、内控审计、厂务公开、安全生产、环境保护、企业文化、社会责任、合同协议等企业核心信息资源以及与员工有关的文件材料的收集和管理;在做好纸质文件材料收集、归档工作的同时,加强照片、录音、录像、实物、电子等其他载体文件材料的收集、归档工作。要根据《企业档案工作规范》(DA/T 422009)等规定,全面建立并落实企业档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同时”制度,将项目档案工作纳入合同管理,确保企业各种门类和载体档案的齐全、完整、准确和系统。要实行归档工作问责制,凡是应归档的文件材料,必须向本企业档案机构移交,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档;对损毁、丢失档案的,要依法查处,并督促补救。

 三、深化省属企业档案信息资源开发利用

在做好日常调阅利用的基础上,省属企业档案机构要增强主动服务意识,深入了解利用需求,加强与企业各部门协调配合,大力开发档案信息资源,促进档案信息资源的利用与共享。要根据企业中心工作、重点工作和攻关项目等需要,加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发、高度集成,提供深层次、高质量的档案信息产品,为企业领导决策和企业发展提供档案信息服务;按照要求做好上市公司的档案信息披露和服务工作;发挥档案凭证作用,维护企业和员工合法权益;通过举办档案展览、编写企业史志、发行音像制品等形式,为企业文化建设服务;在企业知识管理、信息管理、数据挖掘等先进管理理念和技术方法的运用中,充分发挥档案的信息资源价值,促进档案信息向企业现实生产力和竞争力的转化。要建立档案利用服务效果反馈机制和评价体系,进行档案利用效果登记,通过真实案例反映档案服务企业现实工作的重要作用,引导企业各方面利用档案,以用促建。

四、推进省属企业档案信息化建设

省属企业应将档案信息化纳入本企业信息化建设整体规划,统一部署、同步实施、合理整合、有效利用。企业办公自动化系统、核心业务系统、人力资源管理系统、财务系统等各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求,切实将电子文件归档要求及功能嵌入文件生成系统,实现档案管理系统与各信息系统相衔接,确保档案机构实现对各类电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。要实现增量档案电子化,文件形成部门或业务部门在归档纸质文件材料的同时,应同步归档电子文件,并负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性;档案机构应参照国家电子文件、电子档案管理的有关标准,加强对各信息系统形成的电子文件和数据的管理与归档保存。要研究分析馆(室)藏档案,积极开展重要纸质档案和照片、录音、录像等传统载体档案的数字化工作,完善档案目录、全文和多媒体数据库建设。对数字化档案和各信息系统归档的电子文件,档案机构应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。要通过扎实推进数字档案馆(室)建设,打造信息化条件下企业档案馆(室)的“升级版”,促进企业档案工作提质增效。

五、确保省属企业档案实体和信息安全

省属企业应严格执行《安徽省档案安全管理暂行规定》,建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系,加强档案实体、档案库房内外部环境、档案保管保护设备设施、档案信息和网络的安全管理。要设置面积充裕、适宜安全保存档案的库房,采用符合标准规范的档案装具,配备符合防火、防盗、防潮湿、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物、防磁等档案防护要求及容灾备份要求的设施设备。档案库房应与档案阅览室、工作人员办公室分开。档案人员应定期清点核对库藏档案,做到账物相符;定期检查档案保管状况,对破损或变质的档案应及时进行技术处理。企业干部职工调动、离岗时,要及时做好档案移交工作;企业资产与产权发生变动时,应按照《安徽省国有企业产权变动档案处置暂行办法》等规定,将档案作为企业资产,认真做好档案的处置工作。重要档案要进行异地异质备份,省档案馆将向各省属企业提供重要电子档案备份保管服务。特别要加强对涉及国家秘密、企业商业秘密和技术秘密的档案和电子档案的管理,建立并落实境外企业和机构的档案管理与定期交回制度,确保档案实体与信息的安全。

六、加强对省属企业档案工作的组织领导

省属企业应加强宣传教育,增强全员档案意识和档案法制意识;将档案工作纳入企业发展规划和工作计划;将档案收集、保护、数字化、现代化管理、开发利用及设施设备购置等档案工作经费列入企业年度经费预算;将文件材料形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核;企业改革、改组、改制或开展专项工作时,安排档案机构派人参加,确保建立档案与开展专项工作同步进行。企业领导要定期听取档案工作专题汇报,定期开展档案工作督促检查,及时研究解决档案工作中的问题,为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障。省国资委将把省属企业档案工作纳入对省属企业国有资产监督管理内容,纳入企业负责人经营业绩考核。省档案局将加大对省属企业档案行政执法检查力度。

七、加强省属企业档案工作队伍建设

省属企业应配备与企业生产、经营、研发和管理相适应的专职档案人员,各部门、各项目应配备兼职或专职档案人员,并保持档案人员相对稳定。要加强档案人员岗前培训和业务技能、信息技术知识、项目档案管理与验收知识、继续教育等培训工作,开展形式多样的档案职业技能提升活动,不断提高档案人员的业务素质。要支持档案人员参加档案专业技术职务考试和申请评聘,培育一支高水平的省属企业档案专业人才队伍。要更好地调动档案人员工作积极性,落实档案人员岗位津贴;对在档案工作中成绩显著的单位和个人,企业应当予以表彰奖励。要进一步规范和丰富省属企业档案工作协作组和企业、专业档案学会的活动,加强业务和学术交流。

八、推进省属企业档案工作创新

省属企业应根据改革发展的实际需要,开拓创新,不断提高档案工作水平。要创新档案管理体制和机制,积极探索建立现代企业档案工作。可在坚持档案工作集中统一管理的前提下,加强前端控制,建立文档一体化管理模式;将信息技术与档案工作有效结合,整合档案与企业各类信息资源,探索建立集档案、图书、资料、情报、标准规范等为一体的档案信息综合管理模式。所属企业数量较多的省属企业,可建立本企业系统的档案工作协作组,为企业档案工作协作共进搭建平台。要加强调查研究,采取有效措施,做好参股企业、合作项目、混合所有制企业、境外企业和项目的档案工作。要积极采用信息技术条件下档案业务指导的新方法、新手段,不断拓展档案为企业现实工作服务的新形式、新内容。要学习借鉴中央企业经验,探索开展省属企业档案工作对标管理,促进省属企业档案工作进一步规范化、标准化。

 

 

 

      安徽省档案局      安徽省人民政府国有资产监督管理委员会

                              2015108



责任编辑:胡敏